Quản trị viên
Cấu hình dữ liệu, thành viên và kết nối; xử lý bản ghi và xem nhật ký thao tác.
MlemCRM · Dành cho phiên bản 0.4.0
Hướng dẫn sử dụng MlemCRM
Từ lần đăng nhập đầu tiên đến công việc hằng ngày của cả nhóm. Tùy chỉnh CRM cho doanh nghiệp và quản lý khách hàng, yêu cầu, công việc tại một nơi.
Dùng thử demo · mở trong thẻ mới01 / 16
Bắt đầu với không gian làm việc
Mỗi bản cài đặt phục vụ một doanh nghiệp. Máy chủ lưu cơ sở dữ liệu khách hàng và các đối tượng kinh doanh chung; mỗi nhân viên có tài khoản riêng. Bạn chỉ cần trình duyệt hiện đại trên máy tính hoặc điện thoại. Đơn vị cài đặt chuẩn bị máy chủ và địa chỉ HTTPS bảo mật.
- Nhận địa chỉ CRM, email và mật khẩu quản trị viên ban đầu từ đơn vị cài đặt. Mở địa chỉ và đăng nhập. Không dùng tài khoản demo công khai cho hệ thống thật.
- Chọn Tiếng Việt, English hoặc tiếng Nga ở thanh bên. Lựa chọn được lưu. Mục Giao diện cho phép đổi chủ đề, màu nhấn, thanh bên và mật độ bảng.
- Mở Đội ngũ, sửa tài khoản của mình và đặt mật khẩu riêng. Khi đổi mật khẩu, mọi phiên đăng nhập sẽ kết thúc; hãy đăng nhập lại bằng mật khẩu mới.
- Thêm nhân viên, áp dụng mẫu phù hợp và tạo vài bản ghi thử. Thống nhất tên, trạng thái và thông tin cần điền trước khi đưa dữ liệu kinh doanh thật vào.
02 / 16
Hiểu ba vai trò
Quyền áp dụng cho toàn bộ bản cài đặt. Đây là không gian làm việc chung, không phải danh sách khách hàng riêng biệt cho từng nhân viên. Cấp quyền theo trách nhiệm thực tế; không nên cho tất cả nhân viên quyền quản trị.
Nhân viên quản lý
Tạo, sửa dữ liệu kinh doanh, công việc và sự kiện; quản lý tệp và xuất dữ liệu. Không quản lý tài khoản hay cấu hình cấu trúc.
Người xem
Xem dữ liệu chung và báo cáo. Không tạo, sửa hoặc xóa bản ghi và tệp.
- Quản trị viên có thể mở Cấu hình, Nhóm, Tích hợp và Nhật ký thao tác, đồng thời làm việc với các bản ghi kinh doanh hằng ngày.
- Nhân viên quản lý xử lý khách hàng, dịch vụ, cơ hội bán hàng, công việc và sự kiện. Họ dùng được AI đã cấu hình; quản trị viên kết nối nhà cung cấp.
- Người xem phù hợp với chủ doanh nghiệp hoặc đối tác chỉ cần đọc. Họ không sửa bản ghi hoặc thực hiện xuất dữ liệu yêu cầu quyền ghi.
- Nếu cần tách dữ liệu giữa bộ phận, chỉ xem khách được giao hoặc hệ thống quyền chi tiết, hãy trao đổi trước khi mua. Ba vai trò hiện tại chưa cung cấp các quy tắc đó.
03 / 16
Tạo, sửa, khóa hoặc xóa tài khoản
Chỉ quản trị viên quản lý mục Đội ngũ. Email nhân viên là định danh đăng nhập được kiểm tra, khác với thông tin liên hệ tự do của khách hàng. Không thể xem lại mật khẩu đang dùng; quản trị viên có thể đặt mật khẩu mới.
- Chọn Thêm thành viên, nhập tên, email hợp lệ, mật khẩu từ 12–256 ký tự và vai trò. Chia sẻ thông tin đăng nhập riêng tư. Mỗi nhân viên dùng một tài khoản riêng.
- Nhấn biểu tượng sửa cạnh người dùng để đổi tên, email hoặc vai trò. Để trống ô Mật khẩu để giữ mật khẩu cũ; nhập mật khẩu mới để thay thế.
- Đổi email, vai trò hoặc mật khẩu sẽ kết thúc mọi phiên của người dùng. Khóa dừng truy cập ngay; mở khóa cho phép đăng nhập lại nhưng không khôi phục phiên cũ.
- Xóa chỉ loại bỏ tài khoản đăng nhập; khách hàng, cơ hội, tệp và lịch sử vẫn còn. Dùng Khóa nếu chỉ tạm ngừng. Không thể vô hiệu hóa quản trị viên đang hoạt động cuối cùng; tài khoản đăng nhập demo công khai được bảo vệ.
04 / 16
Cấu hình đối tượng, trường và quan hệ
Đối tượng là một danh sách như Chuyến đi, Xe máy hoặc Yêu cầu. Trường mô tả bản ghi: ngày, số tiền, trạng thái. Quan hệ nối một bản ghi với đối tượng khác, ví dụ đặt chỗ với khách hàng. Khách hàng có sẵn khi cài mới; tài khoản nhân viên được quản lý riêng.
- Áp dụng mẫu bán hàng và công việc từ Tổng quan nếu phù hợp. Mẫu tạo dịch vụ, cơ hội, công việc và sự kiện. Đây là điểm khởi đầu, không phải hệ thống đặt chỗ chuyên ngành hoàn chỉnh.
- Trong Cấu hình, chọn Đối tượng mới. Nhập khóa cố định bằng chữ Latin thường, số và dấu gạch dưới, ví dụ trips. Chỉ cần tên ở một ngôn ngữ; bản dịch khác không bắt buộc.
- Mở đối tượng rồi thêm trường: văn bản, email, điện thoại, số, ngày, ô đánh dấu, danh sách chọn hoặc quan hệ. Nhập mỗi lựa chọn trên một dòng. Tạo đối tượng đích trước khi chọn nó cho trường quan hệ.
- Khi đổi ngôn ngữ giao diện, tên khách tự nhập hiện có sẽ được dùng, không dịch máy. Có thể sửa tên đối tượng và trường. Khóa vẫn cố định; trình sửa tên không xóa trường, đổi khóa hay đổi kiểu dữ liệu.
05 / 16
Khách hàng và thông tin liên hệ linh hoạt
Khách hàng cần có tên; Liên hệ không bắt buộc. Trường này nhận email, số điện thoại, @tên Telegram, liên kết Zalo hoặc văn bản phù hợp. Trường Điện thoại riêng vẫn dùng cho số thường gọi. Không cần bịa email để lưu khách.
- Mở Khách hàng và chọn Thêm bản ghi. Nhập tên cùng kênh liên hệ hữu ích, ví dụ https://zalo.me/0901234567 hoặc @travel_guest.
- Thêm công ty, trạng thái và ghi chú nếu cần. Chỉ thu thập thông tin phục vụ công việc; có thể để trống thông tin liên hệ.
- Khi khách quay lại, tìm kiếm trước để tránh tạo thẻ trùng. Không dựa vào tự động gộp bản ghi trùng để xử lý các thẻ riêng lẻ.
- Dùng trường quan hệ với khách hàng trong đặt chỗ hoặc cơ hội bán hàng. Liên hệ nằm ở thẻ khách; khi thay đổi không cần sửa từng đặt chỗ.
06 / 16
Bản ghi, tìm kiếm và danh sách lớn
Bảng tải dữ liệu theo trang. Tìm kiếm chạy trên máy chủ trên toàn bộ đối tượng, kể cả bản ghi ngoài trang đang mở. Mỗi bản ghi có thẻ chỉnh sửa; các trường quan hệ kết nối dữ liệu kinh doanh.
- Mở đối tượng ở thanh bên, nhập từ khóa và dùng bộ lọc có sẵn. Xóa bộ lọc nếu không thấy bản ghi mong đợi.
- Dùng nút chuyển trang và số bản ghi mỗi trang. Không có trên trang đầu không có nghĩa là bản ghi bị xóa.
- Chọn Thêm bản ghi hoặc biểu tượng sửa trên dòng có sẵn. Điền trường bắt buộc; ngày, số và lựa chọn được kiểm tra khi lưu.
- Nếu đồng nghiệp vừa sửa cùng bản ghi, tải lại và cập nhật theo phiên bản mới nhất. Chọn dòng không tự thay đổi dữ liệu; cần nhấn nút thao tác riêng.
07 / 16
Đính kèm tệp vào bản ghi
Tệp thuộc bản ghi đã lưu: hợp đồng của cơ hội, xác nhận đặt chỗ của yêu cầu hoặc ảnh của xe. Tệp lưu trên máy chủ CRM, không bắt buộc S3. Mỗi tệp tối đa 20 MiB.
- Lưu bản ghi trước, mở lại thẻ và tải tệp trong phần đính kèm. Không thể gắn tệp vào thẻ chưa lưu.
- Đặt tên rõ ràng như booking-2026-12-10.pdf. Kiểm tra tệp xuất hiện và có thể mở hoặc tải xuống.
- Quản trị viên và nhân viên quản lý có thể tải lên, xóa tệp. Người xem được đọc tệp có quyền truy cập nhưng không chỉnh sửa.
- Sao lưu tệp cùng cơ sở dữ liệu và khóa mã hóa AI. Không tải hộ chiếu thật, thông tin cá nhân hoặc hợp đồng khách lên demo công khai.
08 / 16
Công việc và bảng Kanban
Công việc ghi lại bước tiếp theo: xác nhận thanh toán, hỏi điểm đón hoặc kiểm tra xe trả. Công việc mới bắt đầu ở trạng thái Mới. Ba cột hệ thống Mới, Đang thực hiện và Hoàn thành giữ tên cùng thứ tự tương đối.
- Áp dụng mẫu công việc nếu chưa có mục Công việc. Tạo từ Tổng quan hoặc Công việc; nhập tiêu đề, ngày, mức ưu tiên và khách hàng khi phù hợp.
- Đổi trạng thái khi bắt đầu và hoàn tất. Di chuyển thẻ giữa các cột Kanban; trên điện thoại cũng có thể đổi trạng thái trong thẻ bản ghi.
- Mở cấu hình cột để đổi màu cột hệ thống. Thêm cột riêng như Kiểm tra, đặt tên ở ít nhất một ngôn ngữ và chọn màu.
- Đặt cột riêng giữa Đang thực hiện và Hoàn thành bằng kéo thả hoặc nút thứ tự. Chuyển bản ghi ra trước khi xóa cột. Ngày đến hạn không tự gửi thông báo Telegram.
09 / 16
Lịch và những ngày quan trọng
Lịch hiển thị sự kiện có ngày: khởi hành, cuộc hẹn, giao xe và trả xe. Công việc có ngày bổ sung cho kế hoạch hằng ngày. Sự kiện lịch và đặt chỗ là hai bản ghi riêng, trừ khi bạn thêm trường quan hệ rõ ràng.
- Tạo sự kiện với tiêu đề và ngày, thêm giờ hoặc khách hàng khi cần. Với đoàn đi chung, có thể tạo một sự kiện mang tên chuyến.
- Chuyển khoảng thời gian và xem sự kiện của ngày cụ thể. Mở thẻ sự kiện để xem hoặc sửa thông tin.
- Tạo công việc chuẩn bị trước ngày quan trọng: kiểm tra giấy tờ trước vài ngày, xác nhận đón khách hôm trước. Ghi người phụ trách bằng trường riêng đã thống nhất hoặc ghi chú.
- Không coi lịch là hệ thống gửi nhắc tự động. Phiên bản hiện tại không cam kết thông báo push, SMS, Telegram, kiểm tra hạn visa hay đồng bộ lịch bên ngoài.
10 / 16
Xuất và chuyển dữ liệu
Quản trị viên và nhân viên quản lý có thể xuất bảng CSV hoặc XLSX để đối soát, chia sẻ hay phân tích bên ngoài. Xuất bảng không thay thế bản sao lưu toàn bộ hệ thống. Tên cột dùng ngôn ngữ giao diện hoặc tên hiện có của trường riêng.
- Mở đối tượng, đặt từ khóa và bộ lọc cần thiết, rồi chọn Xuất dữ liệu. Kiểm tra định dạng và phạm vi xuất.
- Với bảng lớn, đợi tác vụ xuất hoàn tất rồi tải kết quả. Dữ liệu xuất không chỉ giới hạn ở trang đang hiển thị.
- Kiểm tra số dòng và một số liên hệ, ngày, số tiền, tên khách liên quan trước khi dùng bảng tính.
- Không cam kết nút nhập Excel hàng loạt. Trước khi chuyển cơ sở dữ liệu lớn, thống nhất với đơn vị cài đặt về định dạng, trường, bản ghi trùng và lần nhập thử.
11 / 16
Tích hợp và yêu cầu từ ứng dụng nhắn tin
Mục Tích hợp tạo webhook có bảo vệ để nhận bản ghi. Có webhook chung và Telegram. CRM không tự đọc mọi cuộc trò chuyện cá nhân hoặc trở thành hộp thư đa kênh: bot hay bên gửi phải được cấu hình riêng.
- Quản trị viên tạo tích hợp với tên dễ hiểu và chọn đối tượng đích cho webhook chung. Telegram nhận tin vào khách hàng.
- Lưu bí mật được hiển thị khi tạo tích hợp và chỉ gửi cho người cấu hình bên gửi. Không công khai token trong hướng dẫn hoặc nhóm chat.
- Người cài đặt kết nối bot hoặc dịch vụ đến URL được cấp theo API tích hợp. Gửi một yêu cầu thử và xác nhận dữ liệu vào đúng bảng.
- Thu hồi tích hợp nếu lộ bí mật hoặc không dùng bên gửi nữa. Liên kết Zalo trong trường liên hệ là dữ liệu liên lạc, không phải kết nối API Zalo đã cài sẵn.
12 / 16
Kết nối AI và đặt câu hỏi hữu ích
Ở bản cài cục bộ hoặc của khách hàng, quản trị viên thêm nhà cung cấp tương thích OpenAI tại Cấu hình → Kết nối AI. Hỗ trợ OpenRouter và dịch vụ cục bộ tương thích. AI bị tắt ở demo công khai; không thể thêm khóa tại đó.
- Nhập tên, địa chỉ API đầy đủ và khóa nếu cần. Tải danh mục mô hình, chọn ID chính xác, mô hình hoạt động rồi lưu. Có khóa không đồng nghĩa dùng được mọi mô hình.
- Mô hình miễn phí của OpenRouter có dấu trong danh mục; hạn mức và khả dụng phụ thuộc nhà cung cấp. Chỉ cho phép mạng cục bộ cho Ollama, LM Studio hoặc dịch vụ bạn tin cậy.
- Hỏi Trợ lý AI: “Có bao nhiêu công việc đang thực hiện?”, “Hiển thị dịch vụ” hoặc “Dịch vụ nào mang lại nhiều doanh số nhất tháng trước?” Nêu rõ đối tượng, thời gian và chỉ số.
- CRM tính kết quả trên máy chủ. Câu hỏi và cấu trúc đối tượng được gửi cho nhà cung cấp; giá trị bản ghi ở lại máy chủ. AI không tự sửa CRM tùy ý hay thay kế toán. Khi lỗi, kiểm tra mô hình, khóa, hạn mức và kết nối API. Không cam kết đọc và kể chi tiết mọi tệp tải lên.
13 / 16
Ví dụ: đại lý du lịch và visa run ở Nha Trang
Bắt đầu với khách hàng → đặt chỗ → chuyến đi. Một khách có thể đi nhiều lần, còn một chuyến phục vụ một nhóm. Đây là hướng dẫn quản lý nghiệp vụ; đại lý phải kiểm tra riêng quy định visa, giấy tờ, tuyến đường và yêu cầu biên giới hiện hành.
- Quản trị viên thêm nhân viên và áp dụng mẫu bán hàng, công việc. Tạo dịch vụ Visa run Lào, Visa run Campuchia và Hỗ trợ e-visa với giá thống nhất. Xác định đơn vị tiền; không trộn USD và VND khi chưa có quy tắc rõ ràng.
- Tạo trips (Chuyến đi) với trường departure, return_date, route, pickup, capacity, notes. Tạo bookings (Đặt chỗ): quan hệ client đến clients, trip đến trips, cùng status, price, deposit, seat, pickup_contact. Tên đối tượng và trường chỉ cần một ngôn ngữ.
- Nhân viên nhận yêu cầu Telegram hoặc Zalo, tìm hoặc tạo khách, hỏi ngày mong muốn và lưu đặt chỗ. Gắn với chuyến, ghi tiền và ghế. Gợi ý trạng thái: Yêu cầu, Chờ giấy tờ, Đã xác nhận, Đang đi, Hoàn tất, Đã hủy.
- Nhập một chuyến, ba khách và ba đặt chỗ có quan hệ. Thêm sự kiện khởi hành cả nhóm vào Lịch, công việc kiểm tra giấy tờ và xác nhận điểm đón. Tìm đặt chỗ theo quan hệ hoặc tìm kiếm; thử đổi ngày, hủy và chuyến tiếp theo của cùng khách.
- Trước khi dùng thật, kiểm tra sức chứa, ghế trùng và thanh toán thủ công. Chưa có chặn bán trùng ghế tự động, kiểm tra visa, tính số tiền còn lại hay gửi tin cả nhóm. Nếu bắt buộc, hãy thống nhất nâng cấp trước.
14 / 16
Ví dụ: cho thuê xe và bất động sản
Tách danh mục tài sản, khách và đặt thuê thành các đối tượng riêng. Một xe máy hoặc căn hộ vẫn giữ bản ghi khi đổi người thuê. CRM hỗ trợ theo dõi yêu cầu chung; kiểm tra lịch trống và chặn trùng khoảng thuê tự động chưa nằm trong cấu hình cơ bản.
- Tạo vehicles (Phương tiện) với loại, biển số, giá và tình trạng; properties (Chỗ ở) với địa chỉ, loại và giá. Trong rentals (Thuê), thêm quan hệ khách, quan hệ xe và nhà riêng, ngày bắt đầu/kết thúc, số tiền, cọc và trạng thái.
- Khi nhận yêu cầu, tìm khách, chọn tài sản cụ thể, thống nhất thời gian và lưu đặt thuê. Đính kèm hợp đồng cùng ảnh sau khi lưu thẻ.
- Tạo sự kiện giao và trả, công việc kiểm tra tiền cùng tình trạng. Khi kết thúc, đổi trạng thái, ghi hư hỏng và hoàn cọc trong trường hoặc ghi chú.
- Trước khi xác nhận, xem các đặt thuê khác của cùng xe hoặc căn nhà. Ngày chồng lấn, gia hạn, đổi tài sản và hoàn cọc cần kiểm tra thủ công; chặn xung đột tự động là tính năng cần phát triển thêm.
15 / 16
Hệ thống thật, demo, sao lưu và cập nhật
Demo công khai dùng chung cho mọi khách và đặt lại mỗi ngày lúc 01:00 theo Europe/Moscow. Hệ thống thật của khách không được đặt lại như demo. Cập nhật máy chủ và sao lưu thuộc trách nhiệm chủ hoặc đơn vị cài đặt, không phải thao tác trên thẻ khách của nhân viên.
- Chỉ dùng dữ liệu giả trong demo. Không tải hộ chiếu thật, khóa API hay hợp đồng mật. Người truy cập khác có thể thay đổi bản ghi chung.
- Với doanh nghiệp mới, nhận bộ cài đã kiểm chứng. Đơn vị cài đặt chạy một lệnh SSH với máy chủ, tên bản cài và tên miền rồi bàn giao tài khoản quản trị riêng. Cần chuẩn bị DNS, HTTPS và cổng trống.
- Bản sao đầy đủ có dữ liệu SQLite, tệp đính kèm và khóa mã hóa AI. Sao lưu tự động tại máy chủ hữu ích, nhưng cần thêm bản ở ngoài máy chủ và quy trình phục hồi đã thử.
- Cập nhật bản thử trước, sau đó từng doanh nghiệp. Đơn vị cài đặt dùng update để giữ dữ liệu, sao lưu trước khi đổi phiên bản. Không chạy cài mới hoặc đặt lại demo lên hệ thống doanh nghiệp đang dùng.
16 / 16
Giải đáp và kiểm tra trước khi sử dụng
Bắt đầu bằng một quy trình nhỏ có thể kiểm chứng. Tên rõ ràng và trường bắt buộc đã thống nhất quan trọng hơn nhiều bảng. Khi báo lỗi, ghi kết quả mong đợi, thực tế, vai trò và thiết bị; không đưa mật khẩu hay khóa API vào.
- Không tìm thấy khách: xóa từ khóa và bộ lọc, kiểm tra đúng đối tượng cùng phân trang. Tìm kiếm bao phủ toàn bộ đối tượng, không chỉ các dòng đã tải.
- Không sửa được: kiểm tra vai trò. Người xem chỉ đọc; quản trị viên mới đổi cấu trúc và tài khoản. Đăng nhập lại sau khi đổi vai trò.
- Đối tượng chưa dịch: điều đó được phép. Bạn có thể thêm tên tùy chọn ở ngôn ngữ khác trong trình sửa; dữ liệu của khách không bị tự dịch.
- Trước khi triển khai, thử cả vòng: hỏi dịch vụ → khách → đặt chỗ → công việc/sự kiện → thanh toán → hoàn tất → xuất. Ghi bước nào thuận tiện hiện tại và bước nào cần thêm tính năng.