Администратор
Настраивает структуру данных, команду и подключения; работает с записями; видит журнал действий.
MlemCRM · Для версии 0.4.0
Руководство по MlemCRM
От первого входа до работы всей команды. Настройте CRM под свой бизнес, ведите клиентов, заявки и задачи в одном месте.
Попробовать демо · откроется в новой вкладке01 / 16
С чего начать
Каждая установка предназначена для одной компании. Данные хранятся на её сервере: общая база клиентов, бизнес-объекты и отдельные аккаунты сотрудников. Для работы достаточно современного браузера на компьютере или телефоне. Сервер и защищённый адрес HTTPS подготавливает установщик.
- Получите у установщика адрес вашей CRM, email и пароль первого администратора. Откройте адрес и войдите. Не используйте доступы публичной демки для рабочей установки.
- Выберите язык в боковой панели: русский, English или Tiếng Việt. Выбор сохраняется; оформление и плотность таблиц можно изменить в разделе «Оформление».
- Откройте «Команда», проверьте свой аккаунт и задайте собственный пароль через редактирование. Изменение пароля завершит активные сессии: войдите заново.
- Добавьте сотрудников, выберите шаблоны и заведите несколько пробных записей. Сначала согласуйте с командой названия, статусы и правила заполнения, затем переносите реальные данные.
02 / 16
Как разделены права
Права действуют на уровне всей установки. Это общая рабочая база, а не изолированные личные кабинеты менеджеров: роль сама по себе не скрывает клиентов одного сотрудника от другого. Выбирайте роль по реальным обязанностям и не выдавайте администратора каждому.
Менеджер
Создаёт и изменяет записи, задачи и события, работает с файлами и экспортом. Не управляет командой и конфигуратором.
Наблюдатель
Читает общие данные и отчёты. Не создаёт, не изменяет и не удаляет записи или файлы.
- Администратору доступны «Конфигуратор», «Команда», «Интеграции» и «Журнал действий», а также повседневная работа с данными.
- Менеджер работает с клиентами, услугами, сделками, задачами и событиями. Он может пользоваться настроенным ИИ; подключает провайдера администратор.
- Наблюдатель подходит владельцу или партнёру, которому нужен просмотр. Изменения и экспорт, требующий прав записи, недоступны.
- Если нужна изоляция отделов, доступ только к своим клиентам или сложная матрица прав, обсудите это до покупки: таких правил в текущих трёх ролях нет.
03 / 16
Добавить, изменить или отключить сотрудника
Раздел «Команда» доступен администратору. Email здесь является логином сотрудника и должен быть корректным, в отличие от свободного контакта клиента. Пароли не отображаются в списке и не выдаются повторно: если сотрудник забыл пароль, администратор задаёт новый.
- Нажмите «Добавить коллегу», заполните имя, email, пароль длиной 12–256 символов и роль. Передайте доступ лично и безопасным способом; каждый сотрудник работает под своим аккаунтом.
- Нажмите значок редактирования рядом с пользователем. Меняйте имя, email или роль. Пустое поле пароля сохраняет прежний пароль; заполненное задаёт новый.
- Изменение email, роли или пароля завершает все сессии этого пользователя. Блокировка немедленно запрещает вход, разблокировка позволяет войти заново.
- Удаление убирает аккаунт входа, но сохраняет клиентов, сделки, файлы и историю действий. Для временного отсутствия используйте блокировку. Последнего активного администратора отключить нельзя; публичный аккаунт входа в демку защищён.
04 / 16
Конфигуратор: объекты, поля и связи
Объект — это отдельный список, например «Рейсы», «Байки» или «Заявки». Поля описывают запись: дата, сумма, статус, контакт. Связь соединяет запись с другой таблицей, например заявку с клиентом. Таблица «Клиенты» уже есть при первой установке; аккаунты сотрудников управляются отдельно.
- В «Обзоре» примените готовые шаблоны продаж и работы, если они подходят: появятся услуги, сделки, задачи и календарь. Шаблон не является готовой отраслевой системой.
- В «Конфигураторе» нажмите «Новый объект». Укажите постоянный ключ строчными латинскими буквами, цифрами и подчёркиваниями, например trips. Название достаточно заполнить на одном языке; другие переводы необязательны.
- Откройте объект и добавьте поля. Доступны текст, email, телефон, число, дата, флажок, список и связь. Для списка укажите варианты по одному на строку; для связи сначала создайте целевой объект и выберите его.
- При смене языка интерфейса показывается имеющееся название, без автоматического перевода. Названия объектов и полей можно исправлять. Ключи постоянные: не планируйте переименование ключа, удаление поля или смену его типа через редактор названия.
05 / 16
Клиенты и свободный контакт
Для клиента обязательно имя, а контакт необязателен. Поле «Контакт» принимает email, телефон, @имя в Telegram, ссылку Zalo или любой удобный текст. Отдельный телефон можно оставить для привычного номера. Email больше не ограничивает создание клиента.
- Откройте «Клиенты» и нажмите «Новая запись». Введите имя и удобный канал связи, например https://zalo.me/0901234567 или @travel_guest.
- Добавьте компанию, статус и заметки, если они нужны. Не придумывайте email ради заполнения формы; сохраняйте только сведения, которые необходимы бизнесу.
- При повторном обращении сначала найдите клиента поиском, чтобы не создавать лишние карточки. Автоматическое объединение дублей не заменяет эту проверку.
- В заявке или сделке используйте поле связи с существующим клиентом. Контакт остаётся в его карточке; изменение контакта не требует править каждую заявку.
06 / 16
Записи, поиск и большие списки
Таблицы загружаются страницами. Поиск выполняется на сервере по всему объекту, поэтому запись находится и за пределами открытой страницы. У каждой записи есть карточка редактирования; связанные данные отображаются через поля связи.
- Откройте нужный объект в боковой панели, задайте поиск и доступные фильтры. Очистите фильтры, если ожидаемая запись исчезла из списка.
- Используйте переключение страниц и количество записей на странице. Не считайте отсутствие записи на первой странице её удалением.
- Нажмите «Новая запись» для создания или значок редактирования у существующей. Заполните обязательные поля; типы даты, числа и списков проверяются при сохранении.
- Если запись одновременно изменил коллега, перечитайте её и повторите изменение по свежей версии. Не перезаписывайте данные наугад. Выделение строк само по себе не меняет записи: действие выполняется отдельной кнопкой.
07 / 16
Файлы в карточках
Файл привязывается к сохранённой записи: договор к сделке, подтверждение брони к заявке, фотография транспорта к байку. Хранение находится на сервере CRM, без обязательного подключения S3. Один файл может занимать до 20 MiB.
- Сначала сохраните запись, затем снова откройте её карточку и добавьте файл в разделе вложений. До сохранения прикрепить файл нельзя.
- Назовите документ понятно, например booking-2026-12-10.pdf. Проверьте, что файл появился и открывается или скачивается.
- Администратор и менеджер могут загружать и удалять вложения; наблюдатель может просматривать доступные файлы, но не менять их.
- Файлы нужно включать в резервную копию вместе с базой и ключом ИИ. Не загружайте настоящие паспорта, договоры или персональные данные в публичную демку.
08 / 16
Задачи и канбан
Задачи помогают не потерять следующий шаг: подтвердить оплату, уточнить место посадки, проверить возврат байка. Новая задача получает статус «Новая». Три системные колонки — «Новая», «В работе», «Готово» — сохраняют свои названия и относительный порядок.
- Примените шаблон работы, если раздела задач ещё нет. Создайте задачу из «Обзора» или из списка задач; укажите название, дату, приоритет и клиента при необходимости.
- Меняйте статус при начале и завершении работы. В канбане переносите карточки между колонками; на телефоне статус также можно изменить в карточке.
- Откройте настройку колонок. Системным колонкам можно менять цвет. Добавьте свою колонку, например «Проверка», задайте название хотя бы на одном языке и цвет.
- Переместите пользовательскую колонку между «В работе» и «Готово» перетаскиванием или кнопками порядка. Перед удалением колонки перенесите из неё записи. Дата задачи не означает автоматическое сообщение в Telegram.
09 / 16
Календарь и даты
Календарь показывает события с датами; используйте его для выездов, встреч, передачи транспорта и возвращений. Задачи с датой дополняют план работы. Событие в календаре и заявка в вашей таблице — отдельные записи, пока вы не связали их явным полем.
- Создайте событие с названием и датой, при необходимости добавьте время и клиента. Для группового выезда удобно одно событие с именем рейса.
- Переключайте период и смотрите записи выбранного дня. Откройте карточку события, чтобы уточнить или изменить данные.
- Создайте отдельные задачи до важной даты: проверить документы за несколько дней, подтвердить посадку накануне. Назначайте ответственного через согласованное поле или заметку.
- Не считайте календарь автоматической рассылкой напоминаний. В текущей версии нет гарантированных push/SMS/Telegram-уведомлений, автоматической проверки визовых сроков или синхронизации внешних календарей.
10 / 16
Экспорт и перенос данных
Администратор и менеджер могут экспортировать таблицы в CSV и XLSX. Экспорт нужен для сверки, передачи данных или анализа вне CRM; он не заменяет полную резервную копию установки. Имена колонок используют язык интерфейса с запасным названием для пользовательских полей.
- Откройте объект, задайте нужные поиск и фильтры, затем нажмите «Экспорт». Проверьте выбранный формат и состав выгрузки.
- Для большой таблицы дождитесь завершения задания экспорта и скачайте готовый файл. Экспорт не ограничивается только видимой страницей.
- Проверьте количество строк и несколько контактов, дат, сумм и связанных клиентов в выгрузке перед её использованием.
- Массовый импорт из Excel отдельной кнопкой не обещается. Для первого переноса большой базы заранее согласуйте с установщиком формат, поля, дубли и пробный импорт.
11 / 16
Подключения и заявки из мессенджеров
Раздел «Интеграции» создаёт защищённый webhook для приёма записей. Есть общий webhook и подключение Telegram. CRM не подключается ко всем личным чатам автоматически и не превращается в универсальный мессенджер: бот или внешняя система должны быть настроены отдельно.
- Администратор создаёт интеграцию, даёт ей понятное имя и выбирает объект для общего webhook. Для Telegram приём идёт в клиентов.
- Сохраните показанный секрет при создании и передайте его только тому, кто настраивает отправителя. Не размещайте токен в публичных инструкциях или групповых чатах.
- Настройщик подключает бот или сервис к выданному URL согласно API интеграции. Проверьте одно тестовое обращение и убедитесь, что оно попало в нужную таблицу.
- Если секрет раскрыт или подключение больше не нужно, отзовите интеграцию. Zalo-ссылка в контакте — это контактные данные, а не готовая интеграция с API Zalo.
12 / 16
ИИ: подключение и полезные вопросы
В рабочей или локальной установке администратор добавляет OpenAI-совместимого провайдера в «Конфигуратор → Подключения ИИ». Поддерживаются OpenRouter и адреса локальных совместимых сервисов. В публичной демке ИИ отключён; подключение ключа там недоступно.
- Укажите имя, полный адрес API и ключ, если он нужен. Получите список моделей, выберите точный ID, активную модель и сохраните провайдера. Один ключ не гарантирует доступ ко всем моделям.
- У OpenRouter бесплатные модели отмечены в каталоге; их квоты и доступность зависят от провайдера. Разрешайте локальную сеть только для своего доверенного Ollama/LM Studio или сервиса.
- В «ИИ-ассистенте» спросите: «Сколько задач в работе?», «Покажи услуги», «Какие услуги дали больше всего продаж за прошлый месяц?» Уточняйте объект, период и показатель.
- CRM рассчитывает результат по данным на сервере. Провайдеру передаются вопрос и структура объектов, а не значения записей. ИИ не заменяет бухгалтера и не выполняет произвольные изменения CRM. При ошибке проверьте модель, ключ, квоты и доступность API; для свободного пересказа каждого файла возможности не обещаются.
13 / 16
Пример: туры и визараны в Нячанге
Начните с простой модели: клиент → заявка → рейс. Один человек может обращаться многократно, а рейс объединяет группу. Пример описывает организационный учёт; актуальные визовые правила, документы, маршрут и требования к границе проверяет агентство отдельно.
- Администратор добавляет менеджеров, применяет шаблоны продаж и работы. В услугах заводит «Визаран в Лаос», «Визаран в Камбоджу» и «Помощь с e-visa» с согласованными ценами. Укажите единицу суммы и не смешивайте USD и VND без установленного правила.
- Создайте объект trips («Рейсы»): дата выезда departure, дата возврата return_date, маршрут route, место сбора pickup, вместимость capacity, примечания notes. Создайте bookings («Заявки»): связь client с clients, связь trip с trips, статус status, цена price, аванс deposit, место seat, контакт для посадки pickup_contact.
- Менеджер получает обращение в Telegram или Zalo, ищет или создаёт клиента, уточняет желаемую дату и сохраняет заявку. Затем связывает её с рейсом, фиксирует оплату и место. Статусы можно задать «Запрос», «Ожидает документы», «Подтверждено», «В поездке», «Завершено», «Отмена».
- Создайте один рейс, три клиента и три связанные заявки. В календаре добавьте событие выезда группы, в задачах — проверку документов и подтверждение посадки. Откройте рейс и найдите заявки по связи или поиску; проверьте изменение даты, отмену и повторную поездку того же клиента.
- Перед реальным использованием проверьте вместимость, места и оплаты вручную. Автоматической защиты от продажи одного места дважды, визового контроля, расчёта остатка оплаты и массовой рассылки группе сейчас нет. Если это обязательно вашему агентству, согласуйте доработки.
14 / 16
Пример: транспорт и жильё
Номенклатура, клиент и бронирование должны быть отдельными объектами. Это позволяет сохранять один байк или квартиру при смене арендатора. CRM подходит для общего учёта заявок; автоматическая система доступности и пересечений брони не входит в текущую базовую конфигурацию.
- Создайте vehicles («Транспорт») с типом, номером, ценой и состоянием; properties («Жильё») с адресом, типом и ценой. В rentals («Аренда») добавьте связь с клиентом, отдельные связи с транспортом и жильём, даты начала/окончания, сумму, залог и статус.
- Получив обращение, найдите клиента, выберите конкретный объект аренды, согласуйте период и запишите заявку. Прикрепите договор и фотографии после сохранения карточки.
- Создайте событие выдачи и возврата, задачи на проверку оплаты и состояния. После завершения измените статус; повреждения и возврат залога зафиксируйте в полях или заметках.
- Перед подтверждением брони проверьте другие записи на тот же транспорт или жильё. Пересекающиеся даты, продление, замена объекта и возврат залога должны быть проверены вручную; если нужен автоматический запрет пересечений, это отдельная доработка.
15 / 16
Рабочая установка, демо, копии и обновления
Публичная демка общая для всех посетителей и очищается ежедневно в 01:00 по Москве. Рабочая установка не должна сбрасываться как демо. Серверные обновления и резервное копирование выполняет владелец или установщик, а не менеджер через карточку клиента.
- В демке используйте только выдуманные данные. Не загружайте реальные паспорта, ключи API или коммерческие документы. Соседний посетитель может изменить общие записи.
- Для новой компании получите проверенный комплект установки. Установщик запускает одну SSH-команду с адресом сервера, именем установки и доменом; передаёт вам индивидуальный аккаунт администратора. DNS, HTTPS и свободные порты нужно подготовить.
- Полная копия содержит базу SQLite, вложения и ключ шифрования ИИ. Автоматические локальные копии полезны, но нужны также копии вне сервера и проверенный способ восстановления.
- Обновляйте по очереди: сначала пилот, затем рабочие компании. Установщик использует действие update, сохраняющее данные; перед сменой версии делает копию. Не запускайте повторную установку или демо-сброс поверх рабочей компании.
16 / 16
Если что-то непонятно
Начинайте с небольшого проверяемого сценария. Согласованные названия и обязательные поля важнее количества таблиц. При проблеме сообщайте, что ожидали, что получилось, под какой ролью и на каком устройстве; пароль и API-ключ в отчёт не включайте.
- Не вижу клиента: очистите поиск и фильтры, проверьте выбранный объект и страницы. Поиск ищет по всему списку, а не только по загруженным строкам.
- Не могу изменить данные: проверьте роль. Наблюдатель читает, а структуру и аккаунты меняет только администратор. После изменения роли нужно войти заново.
- Нет перевода моего объекта: это допустимо. В редакторе можно добавить необязательное название на другом языке; данные автоматически не переводятся.
- Перед продажей или внедрением пройдите полный цикл: обращение → клиент → заявка → задача/событие → оплата → завершение → экспорт. Запишите, какие шаги удобно делать сейчас и какие требуют новых возможностей.